Prefeitura organiza documentos e prepara modernização do Arquivo Municipal
Medidas seguem normas arquivísticas, preservam documentos históricos e organizam materiais que já podem ser descartados
A Prefeitura de Piracicaba está organizando os documentos produzidos pelos órgãos municipais para tornar a gestão dos arquivos mais eficiente e preparar a modernização do Arquivo Municipal. A iniciativa também busca garantir a preservação de documentos que fazem parte da história da cidade.
O trabalho segue normas arquivísticas e inclui a revisão da Tabela de Temporalidade de Documentos, que define quais documentos precisam ser mantidos e por quanto tempo. A medida também permite identificar aqueles que já podem ser descartados de forma adequada.
Outra frente é a atuação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs), responsáveis por analisar os materiais e indicar sua destinação. A Prefeitura conta com comissões específicas para as áreas de Administração, Saúde e Educação.
A revisão das tabelas já foi realizada em conjunto com os Núcleos de Apoio Administrativo (NAAs) de cada secretaria. Depois, as novas tabelas serão publicadas no Diário Oficial do Município e terá início a separação dos documentos que poderão ser descartados.
Na semana passada, o secretário de Administração e Governo, Álvaro Saviani, e a secretária-executiva de Governo, Telma Trimer, visitaram o Arquivo Municipal para acompanhar de perto o trabalho de organização do acervo. Eles foram recebidos pela chefe e arquivologista Claudia Cristina de Oliveira, pelo escriturário Thiago Luiz Araújo Santos e pelo estagiário Johnny Miranda de Bessa, que atuam na organização, preservação e avaliação dos documentos.
Para o secretário de Administração e Governo, Álvaro Saviani, a organização é importante para dar mais agilidade e segurança ao serviço público. “Estamos colocando a gestão documental em ordem, preservando o que tem valor e dando a destinação correta ao que já cumpriu sua função. Esse trabalho também cria uma base importante para modernizarmos o Arquivo Municipal”, afirma.
DOCUMENTOS HISTÓRICOS – O Arquivo Municipal também preserva documentos que ajudam a contar diferentes períodos da história de Piracicaba. Entre os mais antigos estão registros da contabilidade da Câmara, de 1900, e documentos de concessão de sepulturas, datados de 1872 e 1890. Produzidos à pena, os materiais guardam informações sobre a cidade e sua administração em outras épocas.
O acervo físico reúne ainda prontuários de funcionários desde 1948 e, entre os conjuntos mais volumosos, estão processos relacionados à construção de residências e empresas, abertura e fechamento de empresas, condomínios e loteamentos. Esse acervo, que reúne documentos de 1971 até julho de 2023, é estimado em oito milhões de processos.
Um projeto armazenado no Arquivo Municipal é a planta elétrica e de iluminação do prédio do Centro Cívico, que foi inaugurado em dezembro de 1988. Também concentra mapas da região de Piracicaba, com as cidades vizinhas, feitos à mão com lápis.
Atualmente, a documentação produzida pela Prefeitura é digitalizada, o que reduziu a entrada de novos documentos físicos no Arquivo Municipal. Com isso, o trabalho de organização e avaliação se concentra principalmente no acervo acumulado ao longo das décadas, identificando o que precisa ser preservado permanentemente e o que já pode ter a destinação prevista pelas normas arquivísticas.
A organização do acervo também é uma etapa importante para a modernização do Arquivo Municipal. Além de liberar espaço físico com a destinação adequada dos documentos que já cumpriram seu prazo de guarda, o trabalho facilita a localização das informações e contribui para a preservação dos registros de valor histórico.
