Para buscar soluções que garantam a eficiência da gestão pública no manuseio de documentos e processos públicos, a Prefeitura realizou no último dia 27/05, uma reunião no anfiteatro do Centro Cívico com representantes dos núcleos de apoios administrativos (NAAs) da atual Administração. O objetivo foi implantar a Tabela de Temporalidade, um instrumento com o qual se regulará o prazo de permanência de um documento arquivado e sua correta destinação. Existe hoje no prédio do Arquivo Público Municipal, aproximadamente, 1 milhão de processos arquivados. Promover o descarte deste conteúdo, dentro dos parâmetros legais, é uma das bandeiras da atual Administração. Esta redução, promoverá maior agilidade na rotina dos servidores e no atendimento aos contribuintes.

Alguns arquivos já estão tomados por traças

Valéria Dias da Silva, chefe do setor de Arquivos, disse que a Tabela de Temporalidade vai definir os prazos de guarda de documentos, assegurando uma destinação regular, em condições técnicas e confiáveis de arquivamento e preservação. “Todos os documentos precisam ter um começo, meio e fim, com exceção daqueles que são de guarda permanente”, revelou a funcionária. TABELA DE TEMPORALIDADE – A tabela de temporalidade adotada pela Prefeitura de Piracicaba, que ainda aguarda pelas sugestões finais dos representantes dos NAAs, está baseada nos trabalhos desenvolvidos pelo Sistema de Arquivos do Estado do São Paulo (Saesp) e no Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

Dorival José Maistro, da Secretaria de Administração (Semad), disse que a eliminação de documentos sem validade e a diminuição na produção de novos documentos tem sido um dos pilares da atual Administração.

Valéria e Maistro, apresentam a tabela de temporalidade adotada pela Prefeitura “Estamos dando um passo importante, que vai colocar Piracicaba como referência no manuseio de documentos e processos públicos. A segunda etapa, será marcada pelo escaneamento e digitalização deste conteúdo, para que assim eliminemos gradativamente a utilização de papel no serviço público, prestando informações mais rápidas, online, para todos os contribuintes”, destacou o secretário. A falta de uma metodologia que definisse os prazos para a guarda de documentos resultou no acúmulo de quase 1 milhão de processos, guardados no prédio do Arquivo Público, na rua Antônio Correa Barbosa, 2.233. A maioria deste conteúdo é oriunda das secretarias de Obras, Finanças e Procuradoria Geral. São 1.600m² tomados por processos e documentos públicos armazenados em condições inadequadas, muitos deles tomados por traças. No acervo do Arquivo Público constam alvarás, documentos sobre obras públicas e particulares, inscrições municipais, parcelamento de débitos e isenções de IPTU, entre outros. São documentos relacionados à construção da cidade, que datam do início da década de 1970. Os processos anteriores a esta data foram perdidos durante incêndio ocorrido no prédio dos arquivos na década de 1990. ARQUIVOS EM COLAPSO – A capacidade de armazenamento destes documentos está em colapso, por isso os processos concluídos nos últimos 3 anos não podem ser transferidos do prédio do Centro Cívico para o Arquivo Público por falta de espaço. Para sanar esta situação, Valéria Dias lembrou que uma comissão criada pelo prefeito Luciano Almeida vai começar em breve a analisar todo o acervo documental do Arquivo Público, buscando o resgate de documentos que retratam a história da cidade, validando o descarte mediante parâmetros legais.

Arquivos mais antigos datam da década de 70 “Temos um longo trabalho pela frente, que envolverá 7 funcionários, mais 4 estagiários, possivelmente do curso de História, que nos ajudarão nessa difícil tarefa. Pelas nossas estimativas, 50% deste conteúdo poderá ser descartado, desafogando assim o prédio do Arquivo Público e promovendo maior agilidade na rotina dos servidores e no atendimento aos contribuintes. Acredito que ainda este ano já tenhamos resultados positivos para apresentar”, comentou Valéria.