Desde 1º de agosto de 2023, os processos da Administração Municipal passaram a ser tramitados em formato digital pelo programa Prefeitura Sem Papel, projeto que foi implantado pela Prefeitura, com coordenação da Secretaria de Finanças. Seis meses depois, em fevereiro, a economia de materiais com a redução do uso de papel na digitalização dos documentos alcançou os R$ 3,6 milhões. E outra economia também valiosa foi alcançada: a de tempo na tramitação de processos, que em alguns casos chegou a ser reduzido de 15 para dois dias, com redução de até 50% no trabalho de servidores com a montagem, tramitação e transporte dos documentos.
A secretária de Finanças, Telma Trimer, explica que o projeto Prefeitura Sem Papel teve início na gestão do prefeito Luciano Almeida por uma necessidade urgente de modernização do Executivo. Após as etapas de licitação e formulação do sistema, ele começou a funcionar internamente em julho em 2023, e para os usuários em geral desde agosto do mesmo ano.
No período de seis meses, foram mais de 8.200 servidores públicos cadastrados na plataforma, 22.400 usuários externos entre empresas e cidadãos, com média de 1.100 usuários (entre servidores e munícipes) acessando o sistema diariamente. Em números, a tramitação dos processos em formato digital gerou uma economia média calculada de 10 toneladas de papel, quase 900 toners de impressora, economizando 21 milhões de litros de água e 213 árvores na produção de papéis.
Mas além da economia financeira, a economia de tempo dos servidores com a montagem, tramitação e transporte no período é calculada em 40 mil horas, e alguns processos chegaram a apresentar melhoras significativas reduzindo em até 50% o trabalho dos funcionários. “Essa mudança de cultura nos trouxe um ganho muito importante para a gestão pública. Com a rapidez em que os processos tramitam e chegam a seu destino, é possível que ao mesmo tempo um processo seja analisado por várias secretarias sendo gerido pelo seu interessado”, explica Telma.
“Outro ponto importante é a comunicação com o cidadão. O que antes era feito pelos Correios por carta registrada, tendo o contribuinte um período de 15 a 30 dias para responder uma solicitação, hoje é feito por e-mail, sendo a resposta por vezes imediata.”
MENOS PAPEL, MENOS TEMPO – Maíra Pessini trabalha há 18 anos na Prefeitura e atualmente é chefe da Divisão de Compras da Secretaria de Administração (Semad). Diariamente passam por ela inúmeros documentos, como pregões e licitações para aquisição de materiais, equipamentos e serviços da Administração Municipal.
Ela cita como exemplo uma licitação para compra de medicamentos para a Saúde municipal. Em cada processo, são necessárias cópias impressas de bulas dos remédios, documentos técnicos, catálogos de materiais, as propostas de cada uma das empresas concorrentes, entre outros. Tudo isso precisava ser impresso, com cópias para cada departamento envolvido no processo, gerando centenas de folhas de papéis reunidas em volumes de pastas, que também aumenta o tempo para concluir a licitação e comprar o medicamento.
“Então a gente trabalha com processos grandes. Esse aqui, por exemplo, que está na minha mesa, tem 17 volumes. Essa economia de papéis já percebemos de cara. E aí vem a economia de tempo para imprimir, juntar os documentos, numerar, então é muita coisa que antes era ali o nosso trabalho de formiguinha, fazendo tudo manualmente”, conta Maíra.
“Em alguns processos físicos, já chegamos a demorar cinco dias só para imprimir e reunir esses documentos, numerar, tirar autenticidades das certidões, que já saiu daqui [do setor] com 10 volumes. Hoje em dia, no sistema digital, um processo grande assim em um dia eu consigo resolver”, calcula.
TUDO DE CASA – Para a secretária de Finanças, Telma Trimer, o maior desafio no processo é uma mudança de cultura, já que o sistema era 100% físico. “Então nós estamos mudando a forma de trabalhar, tanto nós, servidores, como os contribuintes, que também estão se adaptando.”
Segundo ela, entre os serviços que estão tendo maior adesão ao novo sistema está a transferência de imóveis, processos de isenção de IPTU e o parcelamento de débitos, solicitados pelos contribuintes que hoje têm acesso a esse sistema 24 horas, incluindo os fins de semana.
“Essa interação acontece online, o contribuinte não precisa vir aqui na Prefeitura para fazer uma assinatura, por exemplo. E o que é mais interessante, quando o usuário dá entrada no processo, ele tem o login dele e pode acompanhar todos os processos que abriu. Não precisa ligar ou vir aqui, pelo sistema ele acompanha todas as tramitações.”
CADA VEZ MAIS EFICIENTE – Após essa etapa de implantação do programa, a Prefeitura trabalha no aprimoramento do sistema, fazendo o mapeamento dos fluxos dos processos para que eles fiquem cada vez mais automáticos e, em consequência, mais rápidos e eficientes.
“São os fluxos automáticos. A partir do momento que o processo veio pra mim, eu faço o que tenho que fazer, e quando eu concluo, imediatamente ele já vai pra próxima etapa, sem eu ter que fazer o encaminhamento manualmente. Isso é muito importante, então este ano estamos trabalhando nesse mapeamento de fluxos”, explica a secretária.
MUITO PAPEL – O Arquivo Público da Prefeitura de Piracicaba talvez seja o ambiente em que essa mudança será mais visível daqui um tempo. O local abriga todos os processos físicos do Executivo, que devem ficar arquivados pelos períodos exigidos por lei. Cláudia Oliveira, chefe do Setor de Arquivo, que trabalha há 10 anos no setor mostra o processo recordista em tamanho. “Esse processo de telecomunicações tem 40 volumes, o que dá mais ou menos umas 40 mil folhas de papel”, explica. São quatro prateleiras da estante de aço tomadas pelas pastas de somente um processo.
No momento, o espaço recebe os documentos de 2022 para serem arquivados, o último ano completo antes que os processos começassem a ser gerados online pelo sistema Prefeitura Sem Papel. A previsão é de que em cerca de três anos todos os processos fiquem totalmente digitais, não necessitando mais de cópias impressas.
SERVIÇO – O sistema Prefeitura Sem Papel pode ser usado tanto para contribuintes pessoas físicas, com o uso do CPF, como empresas e profissionais com o uso de CNPJ para solicitar diversos serviços da administração municipal, como dar entrada em alvará de empresas, imprimir o carnê do IPTU, negociação e parcelamento de débitos municipais, etc.
Para acessar o sistema, é preciso fazer um cadastro de usuário acessando o link da prefeitura (https://sempapel.piracicaba.sp.gov.br/atendimento/inicio) e criando uma conta. Após preencher o cadastro com os dados básicos do usuário e um e-mail para comunicação, será liberado o acesso ao sistema para solicitar todos os serviços e acompanhar os processos.
O cadastro também pode ser feito no Setor de Atendimento ao Contribuinte no Térreo 2 do Centro Cívico. Para mais informações, basta acessar o FAQ no portal da Prefeitura (https://piracicaba.sp.gov.br/servicos/sem-papel), que responde as principais dúvidas dos contribuintes.